事務ミスを防ぐ5つの方法

事務ミスは次の5つの方法で防げます。

事務ミスを防ぐ方法

マニュアルを作る

事務ミスを防ぐためにまずやるべきことは自作のマニュアルを作ることです。「自分の担当業務は何なのか」「何にどれだけ時間が必要なのか」を確認し、効率的に仕事を進めます。何をどれだけすれば良いかはっきりさせることでミスを減らすことができます。

チェックリストを作る

自作のマニュアルで実際に業務を行う際には近くに業務のチェックリストを置いておくと便利です。処理が終わった仕事にチェックマークをつけて行けば、残りの仕事に集中できるようになり結果として単純ミスを減らすことができます 。

分からないことを尋ねる

事務の仕事を進めていると 新しい仕事を要求されることがあります。初めてのことなので今までの知識では対応できません。その際、仕事を依頼した相手に質問をするのですが、ここで大切なのは「納得するまで質問を続ける」ことです。相手も忙しいので細かい質問をすると嫌な顔をしますが後々のトラブルを回避するため、わからないことは丁寧に確認しましょう。

記録をつける

自分に関係することは箇条書きで記録をつけるようにします。例えば何かの資料を貸し出した時は「誰に何の資料を渡したか」を記録し、上司から指示を受けた時は「どのような内容だったか」を記録するようにします。人間の記憶と言うのは曖昧なものなので 後で「言った 言わない」の話に必ずなります。その時にあなたが残した記録が役に立つのです。

担当外の仕事は断る

会社が忙しくなると 上司や同僚から担当外の仕事を押し付けられることがあります。 しかし、時間的にも能力的にもその仕事を行うことは不可能なので、担当外の仕事を押し付けられた時は必ず断りましょう。その仕事ができない理由を丁寧に説明すれば相手も納得してくれると思います。

人間である以上、どんなベテランでも必ずミスをします。「完璧でない自分はダメな人間だ」などと思わず気持ちを落ち着け同じ失敗を繰り返さない方法を考えるようにしましょう。

シェアする

スポンサーリンク