「仕組み化」で仕事のミスを減らす

毎日、同じ仕事をしてるはずなのに「昨日は出来て、今日は出来なかった」という経験はないでしょうか。そのような状態になるのは自分が何をすべきなのかを理解せず、その場の「ノリ」で仕事をしているからです。

この問題を解決する方法の一つに「仕組み化」があります。仕組み化とは、仕事の手順を整理した「マニュアル」を作り作業に費やす負担を減らす方法です。

マニュアルなどというと、ファーストフード店やコンビニで働く融通の利かないアルバイトを想像する人もいると思いますが、マニュアルは正確でモレやダブりのない仕事をするために必要なものです。

「仕組み化」の手順

仕組み化は以下の手順で行います。

1.仕事内容を把握する

まずはじめに自分が担当している仕事内容を把握します。世の中には自分の仕事と他人の仕事の区別がつかず、他人の仕事に口を出す人がいますが、そのようなことをしていては時間がいくらあっても足りません。自分の守備範囲を確認し余計なことには関わらないようにします。

2.作業手順を決める

仕事内容を整理したら次に作業手順を考えます。その仕事をしていてうまく行ったときのことを思い出し整理した手順を一般化(法則化)します。

3.再現性を確かめる

マニュアルを作ったら実際にうまくいくかどうか確かめます。マニュアル通りに行動してうまくいかない箇所があれば「手順2」に戻り内容を修正します。

「仕組み化」がうまくいかないときは

仕事のミスを減らすための「仕組み化」ですが、すべてがマニュアル通りに行くわけではありません。不測の事態が発生することもあります。そのときは人間の限界を受け入れ、新たな問題を一つずつ処理するするようにしましょう。その経験が新たなアイデアを生み、より効率的な仕事ができるようになります。

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