時間管理の重要性

「人生とは何か」と問われたとき、私は「時間である」と答えます。なぜなら人生とは人間が生きている期間(時間)だからです。人は永遠には生きられません。限られた時間の中で有意義な人生を送るには自分に与えられた時間を厳密に管理する必要があります。そこで今回は私が実践する時間管理の方法について解説します。

時間管理とは自分の行動を管理することである

時間管理とは、自分の行動を管理することです。つまりは、いつ、どこで、何をするかを決め、実行することをいいます。

時間管理を行わずその日の気分でただ漠然と過ごすこともできますが、漠然と過ごしていると1日があっという間に過ぎ、常に時間に追われる生活を送ることになります。そのような状態を回避するためには日頃から時間管理を徹底することが大切です。

人生の時間は仕事・家庭・余暇に分類できる

人生の時間は仕事時間・家庭時間・余暇時間に分類する事ができます。

仕事時間とは、生活に必要なお金を稼ぐ時間です。人生の大半はこの活動に費やされます。お金を稼ぐために必要な知識を学ぶ時間も仕事時間に含まれます。現代社会ではお金がなければ生きていけません。自分が必要としている商品やサービスが買えないのはもちろん、人生の基本である健康を維持することも困難になります。そのため何にどれだけの時間を使っているのか整理し無駄な行動を減らすことが大切です。

家庭時間とは、健康を維持し、家族と過ごす時間です。健康を維持するには安全で快適な家に住み、適度な運動・栄養・睡眠を取らなければなりません。子供がいる人やペットを飼っている人なら、その面倒を見るために多くの時間が必要になります。そのほか様々な雑用が発生することもあります。そのため何にどれだけの時間を使っているのか整理し無駄な行動を減らすことが大切です。

余暇時間とは、仕事と家庭以外の時間です。余暇時間では主に趣味の活動が行われます。友人・恋人がいる場合は彼らと過ごすこともあると思います。問題は1日の中で余暇時間はわずかしか無いということです。この問題を解決するには仕事時間と家庭時間の無駄を減らしそこから余暇時間を捻出する必要があります。

時間管理には手順がある

時間管理は次の手順で行います。

  1. 人生設計
  2. プロジェクト管理
  3. タスク管理
  4. 行動記録

人生設計

人生設計とは、限られた時間の中で何をどの順番で行うのかを網羅的に整理したものです。現代は人生100年時代と言われていますが、有意義な人生を送るには100年の間に行う全活動を整理し実現する方法を考えておく必要があります。

人生には進学、恋愛、就職、転職、結婚、子育てなど様々なイベントがありますが、それらをライフ・ステージのどの段階で行うのかを決めておけば目的に沿った行動が取れるようになり将来に希望が持てるようになります。ただし、知識や経験が増えることでやりたいことが変わることがあるので、やりたいことが変わったときには人生設計をその都度修正しなければなりません。

プロジェクト管理

プロジェクト管理とは、業務上のプロジェクトを成功に導くための総合的な管理手法のことです。何をいつまでに行うかを決め、その目的の実現に必要な人員、資金、物的資源、時間などを見積もり管理します。

プロジェクト管理はビジネスの世界で利用されてきた手法ですがビジネス以外の活動にも利用することが可能です。 例えば海外旅行をするという目的を実現するには、まとまった休み、航空機代、滞在費用、パスポート、現地の情報などの問題を解決する必要があります。これらの課題を処理可能な単位にまで分解して具体的な計画を立てることで旅行を快適なものにすることができます。

タスク管理

タスク管理とは、目的の実現のために必要なひとつひとつの課題をリスト化したものです。これはTo-Doリストと呼ばれます。 タスク管理の代表的な方法の1つにGTD(Getting Things Done)があります。GTDとはデビッド・アレン(David Allen)という人物が提唱する時間管理の手法で多くの企業や個人により利用されています。

GTDでは人生や仕事で発生する様々な問題、解決しなければならない課題、自分がなんとなく気になることなどを思いつく限り書き出し、それを「自分でやる」「すぐやる」「いつかやる」「人にやらせる」「ゴミ箱」のカテゴリに分類します。頭の中にある全ての情報を言語化し整理することでそれ以上考えることがなくなり目の前の課題に集中できるというのがGTDの効果です。

行動記録

行動記録とは、行動の予定ではなく、実際に行動した内容を記録することです。この記録を取ることにより自分が何にどれだけの時間を使っているのか認識することができ、とりあえず立てた予定を実現可能なものへと修正することができます。

行動の記録をつける最も簡単な方法は紙の手帳を買うことです。文具店や100円ショップで売っている安い手帳を買ってきて毎日簡単なメモを付ければ1週間毎の行動を一覧で確認できます。

PC、タブレット、スマホなどで記録するときはカレンダーアプリが便利です。Googleカレンダーなど1週間の予定が表示できる機能があるカレンダーを使えば紙の手帳のようにデータを無くす心配はありません。カレンダーに行動記録をつけるときは予定を書き込んだカレンダーとは別に行動記録用のカレンダーを用意すると良いでしょう。

時間管理を習慣化する

これまで書いてきたような時間管理の方法を面倒に思う人もいるかも知れません。ですが、時間管理の手順を一度覚えそれを習慣化すれば、適切な行動を無意識に行うことができるようになり、その結果生きることが楽になるため、やって損はありません。

まとめ

  • 有意義な人生を送るには時間管理(行動管理)が大切である。
  • 人生の時間は仕事・家庭・余暇に分類できる。
  • 時間管理は人生設計>プロジェクト管理>タスク管理>行動記録の順で行うと良い。
  • 時間管理を習慣化することで生きることが楽になる。
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